トピックス 2021.09.17 ファイルの無料転送サービスの安全性とは？利用するメリットやセキュリティ対策を解説

仕事でファイルを共有するときは、メールを使用するのが一般的です。

送信したいファイルを添付して送信ボタンを押すだけなので、比較的簡単に共有ができます。仕事をしていると、PDF・Excel・パワーポイントなどのさまざまなファイルを送れるのが特徴です。

しかし、メールだと一度に大量のファイルや、大きいサイズのファイルを送受信するのに向いていません。企業で使用しているメールシステムによって、上限が決められているからです。

ファイルを送ったつもりでも相手に届かなかったり、メールが複数になって確認の手間を増やしたりなど、迷惑をかける可能性があります。

そこでファイル無料転送サービスを利用するのが重要です。無料転送サービスを使えば、メールに大量のファイルや大きいサイズのファイルを添付する必要がなくなります。相手に迷惑をかける心配がありません。

無料で使用できるメリットがありますが、セキュリティ面に不安を感じる方もいるでしょう。しっかり安全性を把握してから使用したいところ。

この記事では、ファイルの無料転送サービスについて解説していきます。

ファイル転送サービスとは、ファイルの送受信を手軽に行うサービスです。主にWeb上で送受信するため、メールでは送れないファイルを添付するときに活用されます。サイズの大きいファイルが送れるため、利用している方は多いでしょう。

送信する側がファイル転送サービス上にファイルをアップロードします。そうすると、ダウンロード用のURLとパスワードが発行されます。受信者側にダウンロードURLとパスワードを共有すれば、ファイルを受け取れる仕組みです。

容量が大きいファイルをUSBやHDDなどの記憶媒体に保存して、物理的に受け渡す必要がありません。そのため、ファイルの数や容量を気にせず、送受信ができるようになります。容量の上限がある場合もありますが、メールよりも大きいので心配はいりません。

ファイル転送サービスには「無料」と「有料」の2種類のものがあります。

有料であれば、セキュリティ対策機能が豊富に用意されています。無料のものでも、ダウンロード回数が制限されていたり、有効期限があったりなど、使用するのに十分なセキュリティ機能があることが多いです。

手軽に大量のファイルを共有できるため、今後のニーズは高まっていくと考えられます。

こちらでは、無料転送サービスを利用するメリットを解説していきます。

メリットは以下の4つです。

● 簡単に送受信できる
● 低コストで導入できる
● 運用コストを抑えられる
● 複数のデータ送信を一括で実行できる

1つ目は「簡単に送受信できる」ことです。ファイル転送サービスへのアップロードは、ドラッグ＆ドロップでできます。アップロード画面で対象ファイルを選択する必要がありません。そのため、難しい操作をしないで利用者の手間を省けます。

2つ目は「低コストで導入できる」ことです。自社でファイル転送サービスを開発する場合、人件費や設備費などかなりのコストがかかります。さらに導入までの時間もかかります。

無料のファイル転送サービスを使用すれば、利用料がかかりません。基本的にWeb上で操作をするため、設備費用もかからないのが特徴です。

3つ目は「運用コストを抑えられる」ことです。自社でシステムを開発すると、運用が必要になるので監視・システムバージョンアップなどが必要です。運用コストが少なからずかかります。

無料転送サービスであれば、システムメンテナンスを運営会社が行います。自社で運用をしなくて良いので、コスト削減が可能です。

4つ目は「複数のデータ送信を一括で実行できる」ことです。ファイル転送サービスは、メールと同様に一斉送信ができます。複数人に対して、違うファイルを自動で送信する機能です。

営業部の場合、複数の宛先にそれぞれ異なる見積もりを送信できます。

上記のように、無料転送サービスを使用するさまざまなメリットがあります。しっかり把握して導入の参考にしてみてください。

ここまでに無料転送サービスのメリットを解説しました。しかし、セキュリティ対策を気にされる方もいるでしょう。しっかりした対策が得られていたら安心して使えますよね。

こちらでは、無料転送サービスのセキュリティ対策を解説していきます。

セキュリティ対策は以下のとおりです。

● ファイル暗号化
● ダウンロード制限
● 操作ログ管理
● 権限付与

1つ目は「ファイル暗号化」です。ファイル転送サービスは基本的にパスワードで保護されています。パスワードがわからなければアクセスできないので、第三者にファイルを見られることはありません。ダウンロードURLが流出しても被害を防止できます。

2つ目は「ダウンロード制限」です。ファイル転送サービスは、ダウンロード回数の設定が可能です。無制限でダウンロードできるようにすると、第三者に不正アクセスされるリスクが高くなるでしょう。

また、ダウンロードできる期限の制限も可能です。URLを発行してから一定の期間が過ぎると、自動的にアクセスできなくなります。情報漏洩するリスクを抑えられます。

3つ目は「操作ログ管理」です。ファイル転送サービスには、送信者と受信者の操作履歴を取得する機能があります。万が一、情報漏洩やトラブルが発生したときに、原因究明に役立ちます。

4つ目は「権限付与」があることです。権限設定をしていれば、特定の従業員以外がファイルを送信できなくなります。例えばファイルを送信するときは、必ず上司に承認を得る設定があります。送信先やファイルの間違いを防げるので、情報漏洩につながるでしょう。

こちらでは、ファイル転送サービスを選ぶときのポイントを解説します。

ポイントは以下のとおりです。

● 送受信できるファイル容量
● 通信の暗号化（SSL化）
● セキュリティ
● ウイルスチェック

1つ目は「送受信できるファイル容量」です。ファイル無料転送サービスによって、送受信できる容量やダウンロード回数が異なります。大人数で利用するときは、必要な容量を確認してから選びましょう。

2つ目は「通信の暗号化（SSL化）」です。SSL化とはインターネット通信の暗号化する仕組みです。暗号化されていると、第三者にファイル内容やメールアドレスを知られる可能性が下がります。そのためファイル転送サービスを選ぶときは、通信が暗号化されているものを選ぶ必要があります。

3つ目は「セキュリティ」です。無制限でダウンロードできるファイル転送サービスはおすすめできません。いつでもダウンロードできるため、情報漏洩するリスクが高まります。ダウンロード回数や期限を設定できるサービスを選ぶのがおすすめです。

4つ目は「ウイルスチェック」です。ファイル転送サービスによって、ウイルスチェック機能がついているものがあります。ウイルスに感染したデバイスでファイルを共有すると、受信者側も感染する可能性が考えられます。

そこでウイルスチェック機能があれば、感染リスクを軽減できるので安心してやり取りができるでしょう。

ここからは無料転送サービスを使用するときの注意点を解説します。注意点を把握しないで導入すると、ニーズに合わないことが考えられます。

主な注意点は以下のとおりです。

● 送信間違い
● セキュリティレベルを決められない
● 社内ルールの作成が必要

1つ目は「送信間違い」です。送信間違いをすると、情報漏洩になる可能性があります。特に、他社に間違えて送信した場合、企業機密が漏れることになります。会社の信用問題につながるため、絶対に起こしてはいけません。

ファイル転送サービスを使用するときは、しっかり確認するのが重要です。

2つ目は「セキュリティレベルを決められない」ことです。ファイル転送サービスは外部の会社が運営しています。セキュリティレベルを全て任せることになります。そのため、事前に自社のポリシーに沿ったセキュリティを提供しているか確認しましょう。

3つ目は「社内ルールの作成が必要」です。ファイル転送サービスは無料で手軽に使用できる分、情報漏洩する危険性があります。予め社内ルールを決めておくのが重要です。

例えば、使用できる人を限定したり、退職者が出たときの取扱を決めたりなどが考えられます。

社内外との連絡手段としてメールを使用するのが一般的です。ファイルの送受信もメールで行っている方も多いでしょう。メールには添付ファイルのサイズ上限があります。そのため場合によっては、共有できない可能性があるのです。

ファイル無料転送サービスは、メールで送受信できないファイルを手軽に共有できるので非常に役立つサービスです。さらにセキュリティ対策もさまざまであるため、安心して使えるサービスになります。

セキュリティ対策において、特にダウンロード回数と期限を設定する機能が重要です。無制限に設定していると何度もダウンロードできるため、情報漏洩するリスクが高くなります。

ファイル無料転送サービスを選ぶときは、しっかりセキュリティ対策をしているものを選んでみてください。自社のニーズに合ったサービスを選んで、ファイル転送に役立てましょう。

【参考サイト】

企業がファイル転送サービスを使うべきでない3つの理由（Box Jpan）
https://www.boxsquare.jp/blog/risk-of-file-transfer-services

セキュリティは大丈夫？ファイル転送サービスを選ぶときの注意点（NTT Communications）
https://www.ntt.com/business/services/application/online-storage/bst-sh/lp/article-file-transfer-service.html

【2021年版】おすすめのファイル転送サービス14選を徹底比較！（起業ログ）
https://kigyolog.com/service.php?id=162

ファイル転送サービスのセキュリティは大丈夫？安全性を高めるには？（ITトレンド）
https://it-trend.jp/file_transfer/article/104-0003

TEXT：セキュリティ通信 編集部
PHOTO：iStock